チャットGPTを使った効果的な会議の進め方のプロンプト事例

「この会議って意味あるの？」

「いつも会議してるけど何も決まってないんだけど…」

「この会議とっくに約束の時間過ぎてるんだけど…」

これって会議あるあるですよね。

どこの会社でも会議はあるものの、1回の会議で明確な結論が出せたり、方向性を示せるような議論ができている会社は少ないと言われています。

事前に準備をせず会議をしてしまうと、それぞれが話したいことを話し出して収拾がつくなくなってしまいます。

とはいえ、事前に会議の議題を整理して考えるのも大変ですよね…。

そんなときにChatGPTを使用すると、会議の事前準備の時間を大幅に削減することができます。

・意味のない会議をしてる！

・会議の前に議題を決めておきたい！

・スムーズに会議を進めたい！

という方は、有意義な会議ができるように、下記のプロンプトをカスタムして使ってみてくださいね！

プロンプト例

あなたは経験豊富な優秀なファシリテーターです。
円滑に会議が進むように、【条件】を遵守して、
下記に記載する会議の議題と進め方について考えて整理をしてください。
また経験豊富なファシリテーターとして、会議を円滑に進めるための具体的なアドバイスもお願いします。


#会議を開催する理由
半期の売上目標の締切まで2ヶ月になったが、達成率が未だ40%

#会議の目標
残り2ヶ月で達成率を100%まで到達させたい

#参加者
営業マネージャー
営業チームリーダー
営業アシスタント

#議題
テレアポを中心とした営業手法を行なっているがアポイント取得率が低い
アポイント取得率を上げるための方法の検討
そもそもの営業手法の見直し
顧客リストの洗い出し

#条件
会議の時間は90分です
会議の議題ごとに時間の配分を記載する
断層的に議題を箇条書きで提示してください

ChatGPT回答

アドバイス

事前準備: 参加者には事前にデータや資料を共有し、会議での議論を助けるようにすることが重要です。

意見の収集: 各議題に対して、すべての参加者から意見を収集するための時間を設けてください。

タイムキーピング: 各セクションの終了5分前には時間をリマインドし、議論をまとめるよう努力してください。

ポジティブな雰囲気の維持: 会議がネガティブな方向に進まないよう、ポジティブなフィードバックや賞賛を積極的に行いましょう。

アクションの明確化: 会議の終了時には次のステップやアクションアイテムを明確にし、担当者や期限を決定してください。

後追いのフォローアップ: 会議後、議論のまとめやアクションアイテムのリストをすぐに共有し、進捗をチェックするためのフォローアップのスケジュールを立ててください。

まとめ

効果的な会議の進め方は、目標達成の鍵となります。

ChatGPTを活用して、具体的な進め方やアドバイスを取得することで、会議の質を一段と高めることができるでしょう。

皆様のビジネス成功の一助となることを願っています！